Сегодня бухгалтерский и налоговый учет наконец-то превратился в обычный бизнес-процесс, а для компаний, предоставляющих услуги бухгалтерского и налогового учета — просто в бизнес.
Крупные промышленные компании вывели учет в отдельные бизнес единицы —  Единые расчетные центры. Перед их менеджментом встал традиционный вопрос эффективности и рентабельности.

Выяснилось, что к бухгалтерскому учету применимы те же технологии совершенствования бизнес-процессов, что и для производственных компаний. Речь идет о технологиях постоянного совершенствования Лин Шесть сигм.

Внедрение Лин Шесть сигм в бухгалтерских и финансовых службах крупнейших компаний в России приносит ежегодно сотни миллионов рублей экономического эффекта.
Это возможно благодаря эффективности методологии. Лин Шесть сигм базируется на таких принципах, как:

• процессный подход ко всем проблемам, который означает, что любая проблема является результатом определенного технологического, управленческого процесса или процесса принятия решений. Решить проблему можно только изменив процесс или вводные;
• статистические данные как главный аргумент при принятии решений. Оценка, верификация и анализ данных — являются важнейшими задачами при поиске оптимальных решений;
• жесткая фокусировка на основных причинах. Полный запрет на рассредоточение ресурсов по многим направлениям. Определение приоритетных проблем и поиск наиболее эффективных решений;
• использование коллективного знания управленческого звена компании для быстрого анализа ситуации и поиска решений. Основная задача — формализация этих знаний и интуиции менеджеров;
• стандартизация и классификация, выделение типовых проблем, операций, процессов и т.д. Выявление естественных и установленных стандартов в формате «целевое значение — допуск». Разработка КПЭ и метрик для оценки эффективности бизнес-процессов и динамики улучшений;
• анализ Голоса клиента (внешних и внутренних) при постановке целей проекта, определении стандартов. В широком смысле Голос клиента должен учитывать политические силы и группы интересов, формирующиеся вокруг реализации любого проекта для повышения вероятности его успешной реализации;
• при реализации конкретных решений поиск и применение нужных инструментов из всей гаммы инструментов, разработанных различными системами совершенствования.

Основные проблемы, связанные с неэффективностью бизнес-процессов в бухгалтерских службах или бухгалтерских аутсорсинговых компаниях достаточно типичны:

• ошибки или неполнота предоставляемых клиентами первичных документов,
• большой разброс в производительности сотрудников на типовых операциях,
• нестабильность качества и цикла выполнения тех или иных бухгалтерских операций,
• неритмичность и несбалансированность по производительности на последовательных участках учета,
• неэффективность работы автоматизированных систем, неоптимальные интерфейсы, классификаторы, каталоги,
• нерациональное планирование загрузки сотрудников по видам деятельности,
• многоразовые повторения цикла операций при появлении ошибок на предыдущих этапах,
• задержки сдачи отчетности,
• переработки и сверхурочные,
• избыток персонала при неэффективности бизнес-процессов,
• нарекания клиентов и потеря деловой репутации.

В январе 2010 года профессиональное издание американских бухгалтеров Journal of Accountancy опубликовало список проблем, которые могут быть устранены с помощью проектов Лин Шесть сигм в компаниях, предоставляющих профессиональные бухгалтерские услуги. В списке основные типы потерь по версии Лин:

Дефекты (ошибки). Следуя принципу Парето 80-20, путем выявления и концентрации внимания на 20% ошибок, можно устранить 80% непроизводительно расходуемого рабочего времени.

Перепроизводство. Неэффективная загрузка сотрудников во время отчетных периодов в разгар «горячего сезона». Выполнение малозначимых заданий в ущерб высокоприоритетным работам.

Ожидание. Большое количество начатых, но невыполненных заданий свидетельствует о существовании узких мест и регулярно приводит к значительным потерям рабочего времени, связанным с повторным ознакомлением с рабочим заданием.

Недоиспользованные способности людей. Высококвалифицированные специалисты занимаются рутинными операциями, а менеджеры микроуправлением, вместо решения стратегических задач.

Транспортировка. Масса документов перемещается на большие расстояния. Нерациональное расположение сотрудников и служб, объединенных в один бизнес-процесс.
Незавершенная работа. Залежи документов, требующих обработки, возникновение узких мест, что ведет к задержкам в обслуживании клиентов и удлинению производственного цикла.

Движение. Нерациональная процедура хранения оригиналов документов, печатных копий и электронных файлов, что приводит к частым нестандартным поискам документов и информации.

Излишняя обработка. Неоптимальная технология обработки, размытые границы отвественности с заказчиками приводят к тому, что выполняется дополнительная неоплаченная работа.

Отсутствие единых подходов. Каждое подразделения или служба разрабатывает свои требования и стандарты работы, которые не связаны между собой и не отражают реальные потребности клиента.

Все перечисленные проблемы неоднократно решались с помощью методологии Лин Шесть Сигм и её инструментов. Ниже приведены несколько примеров успешных проектов улучшений по методике Лин Шесть Сигм в бухгалтерских службах.

Пример 1

Бухгалтерия крупного производителя бытовой электрики. Ликвидация постоянных задержек сдачи бухгалтерской, налоговой и корпоративной управленческой отчетности с 3 дней до однодневного опережения, искоренение переработок в периоды сдачи отчетности. Сокращение на 30% количества документов, требующих визирования главного бухгалтера. Экономия времени за счет совмещения аудитов по РСБУ и МСФО.

Пример 2

Финансовая служба международной производственной корпорации. Обеспечение сдачи отчетности точно в срок и предоставление расчета себестоимости продукции за два дня до сдачи отчетности для подачи в головную компанию. Был проведен детальный хронометраж деятельности всех сотрудников финансовой службы и определены зоны с максимальным потенциальным эффектом. В результате были сведены к нулю сверхурочные при сокращении на 15% численности сотрудников.

Пример 3

Единый расчетный центр крупной международной производственной корпорации. Реализован целый ряд проектов совершенствования, в том числе:

1. Повышение точности обработки авансовых отчетов с первого раза, уменьшение количества повторной обработки с 17% до 2% за счет обучения сотрудников заказчиков основам бездефектной подачи первичных документов, упрощению и совершенствованию инструкций, форм для заполнения, классификаторов автоматизированной учетной системы.

2. Сокращение на 3 дня периодических задержек сдачи отчетности подразделением Сводной отчетности, сокращение персонала. Обеспечение бездефектного предоставления документации во время сопровождения плановых и внеплановых налоговых проверок клиентов. Рациональное распределение рабочего времени во время внеплановых проверок, что позволило отказаться от привлечения по подряду дополнительных сотрудников во время пиковых загрузок.

3. Ликвидация повторного расчета заработной платы и отпускных в следующем отчетном периоде, за счет уменьшения ошибок при введении типов выплат и создания онлайн графика отпусков с точным количеством отработанных дней отпуска.

Пример 4

Единый расчетный центр одной из крупнейших металлургических компаний успешно внедряет технологии Лин Шесть сигм, получая ежегодно значительный экономический эффект.